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CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES GENERALES/ REGLEMENT DE CONSULTATION LOGICIEL DE RELATIONS PRESSE

Adjudicateur qui engage le marché public :

Nord France Invest
299, Boulevard de Leeds
59777 EURALILLE

Téléphone : 03.59.56.23.10

Le Pouvoir adjudicateur est l’Association Nord France Invest.
Le Représentant légal du Pouvoir adjudicateur, pour toute dépense inférieure à 50 000 € HT est Monsieur le Directeur Général.
Le Représentant légal du Pouvoir adjudicateur, pour toute dépense supérieure à 50 000 € HT est Monsieur le Président Délégué.
Nord France Invest assure l’exécution pour son compte du marché en fonction de ses besoins.

Marché à Procédure Adaptée en application de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015

Référence du marché : AO2017/003

DATE ET HEURE LIMITES DE RECEPTION DES OFFRES : 20/03/2017 à 12h00

 

ARTICLE 1. OBJET

Nord France Invest est l’agence de promotion économique de la région Hauts-de-France. Sa mission est double :

  • Détecter, attirer et implanter les investissements internationaux en Hauts-de-France
  • Favoriser le rayonnement de la région à l’international via une politique de promotion.

Cette politique de promotion passe entre autres par une action auprès de la presse spécialisée internationale, via des voyages de presse permettant la mise en valeur des secteurs d’excellence de la région (3 à 5 voyages par an, accueillant en moyenne 5 à 6 journalistes).
Nord France Invest ouvre un second volet de cette action via l’envoi d’informations au fil de l’actualité auprès de la presse internationale et ce, de manière très ciblée. Pour ce faire, elle souhaite s’appuyer sur une base de contacts journalistiques professionnelle.

Le présent marché a pour objet : la sélection d’un logiciel d’analyse de relations presse.

ARTICLE 2. CONTENU DE LA PRESTATION

2.1. CONTENU GENERAL

Le marché se compose d’un lot unique.

LOT 1 : LOGICIEL RELATION PRESSE

2.2 PARTICULARITES

Le prestataire sélectionné devra être en mesure de fournir un logiciel et des prestations annexes reprenant les caractéristiques suivantes :

  • Logiciel RP et veille globale

-  base de données Europe et Monde
-  base de données influenceurs Europe et Monde
- mises à jours régulières des bases
-  plateforme de diffusion de CP
-  tracking des envois
- CRM / Gestion d’activité Relation Presse
- intégration des retombées presse
- gestion des influenceurs
- rapports d’analyses
- possibilité de créer en interne des groupes de contacts en fonction d’un secteur, d’une thématique ou d’un dossier
- calendriers rédactionnels des medias afin de repérer les opportunités média
- possibilité de connexion multi-sites, 7/7 24/24
- fiches médias complètes (parution fréquence et dates, audience/audience cumulée…)
- extraction simple des contacts presse pour un envoi en dehors du logiciel
- comptabilité du logiciel avec les outils de travail à disposition, exportation des contacts
- suivi individuel/historique des contacts (possibilité de noter les derniers échanges, qu’ils soient écrits ou oraux, les préférences de contact du journaliste, les horaires auxquels il est le plus accessible…)

  • Veille médias, réseaux sociaux et blogs

- module veille réseaux sociaux, blogs, forums,
- pas de limite de mots clés ni de veille 
- gestion des influenceurs
- rapports d’analyses

ARTICLE 3. DOSSIER D’OFFRE ET DE CANDIDATURE

Les offres sont entièrement rédigées en langue française.
La date limite du dépôt de l’offre est fixée en première page du présent cahier des clauses. En cas de réception de plusieurs enveloppes provenant du même candidat, seul le dernier envoi sera pris en compte par le Pouvoir adjudicateur. Les autres seront rejetées sans être ouvertes.
Pour les soumissionnaires souhaitant répondre sous forme dématérialisée et afin de garantir au mieux le bon déroulement de cette procédure dématérialisée, ils devront tenir compte des indications visées ci-dessous.

Les candidats doivent rendre un dossier complet, sous peine du rejet de leur offre, contenant les éléments suivants :

3.1 Documents relatifs à la candidature

  • Le formulaire « lettre de candidature » DC1
  • Les pouvoirs de la personne habilitée pour engager le candidat au stade de la passation du marché (si besoin),
  • Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet.
  • Toute autre pièce que le candidat estime de nature à appuyer sa candidature (plaquettes publicitaires, …)

Si le candidat s'appuie sur d'autres opérateurs économiques pour présenter sa candidature, il devra produire, pour chacun de ses opérateurs, des mêmes documents qui sont exigés du candidat pour justifier de sa situation propre et de ses capacités professionnelles, techniques et financières.

3.2 Documents relatifs à l’offre

  • La plaquette publicitaire / carte présentant l’offre de service ou mémoire technique
  • Offre financière et détail de prestation proposée

La remise des offres par les candidats implique leur acceptation des clauses du cahier des charges.
En remettant leur offre, les candidats se soumettent aux décisions du Pouvoir adjudicateur.

3.3 CONDITIONS D’ENVOI ET DE REMISE DES OFFRES

Les candidats peuvent répondre soit par voie papier, soit par voie électronique.
Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et heure limites annoncées dans l’avis d’appel public à la concurrence, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs.

3.4 REPONSE PAR VOIE PAPIER

Le dossier comprenant la candidature et l’offre du candidat doit être remis sous pli cacheté. ATTENTION, le pli doit impérativement comporter la mention :

« MARCHE PUBLIC – AO2017/003 – LOGICIEL RELATION PRESSE - LOT N°1 – NE PAS OUVRIR »

Le pli doit être reçu par Nord France Invest au plus tard à la date et heure limites annoncées dans l’avis d’appel public à la concurrence et en page 1 du présent document, dans les conditions suivantes et à l’adresse suivante :

NORD FRANCE INVEST
Madame Elodie STAUDT
299 boulevard de Leeds
59777 EURALILLE

  • soit par courrier (en recommandé avec accusé de réception)
  • soit par remise sur place contre récépissé (en se présentant du lundi au vendredi de 9H30 à 12H00 et de 14H à 16H30 - sauf jours fériés)

3.5 REPONSE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Les candidats peuvent déposer leur offre par voie électronique, au plus tard à la date et heure limites annoncées dans l’avis d’appel public à la concurrence et en page 1 du présent document, sur la plateforme d’achat : https://www.proxilegales.fr

L’inscription et le dépôt  du dossier d’offre et de candidature sont entièrement gratuits.

Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et heure limites annoncées dans l’avis d’appel public à la concurrence, ne seront pas retenus.

3.5.a FORMAT DES FICHIERS

 Le soumissionnaire est invité à :

  • ne pas utiliser certains formats, notamment les ".exe", …
  • ne pas utiliser certains outils, notamment les "macros", …
  • faire en sorte que sa candidature et/ou son offre ne soi(en)t pas trop volumineuse(s)

3.5.b ANTI-VIRUS

Les soumissionnaires s’assureront avant la constitution de leur pli que les fichiers transmis ne comportent pas de virus. Si un programme informatique malveillant est détecté par le Pouvoir adjudicateur dans un fichier transmis par voie électronique ou bien dans une copie de sauvegarde ouverte régulièrement, il peut être tenté de la réparer par le Pouvoir adjudicateur, sans garantie.

Lorsqu’elles sont accompagnées d’une copie de sauvegarde, les offres et les candidatures transmises par voie électronique dans lesquelles un virus est détecté par le Pouvoir adjudicateur, ne font pas l’objet d’une réparation. Dans ce cas, la copie de sauvegarde est ouverte. Une fois la réparation réussie, la procédure peut suivre son cours.

Si le fichier ne peut pas être réparé, le Pouvoir adjudicateur doit considérer ce document comme nul ou incomplet.

3.5.c. GESTION DES HORS DELAIS

Les plis transmis par voie électronique sont horodatés ; tout pli qui parviendrait au-delà de la date et de l’heure limite de dépôt (telles qu’indiquées dans le CC), sera considéré comme hors délai.

Il est fortement conseillé aux candidats de ne pas attendre l’heure limite de remise des offres pour envoyer leur dossier dématérialisé.

3.6 DEVELOPPEMENT DURABLE

Le candidat devra présenter une prestation tenant compte de notre démarche développement durable et notamment dans son utilisation des matériaux et techniques. L’ensemble des matériaux sera dans la mesure du possible recyclables et valorisables. Les candidats peuvent proposer des produits issus de l’agriculture biologique (certifiés selon les labels en vigueur) qu’ils décriront dans leur offre (type de papier, encre, matériel électronique basse consommation, …). Dans une démarche sociale, le Pouvoir adjudicateur valorisera également dans le jugement des offres l’insertion professionnelle par l’apprentissage.

3.7 VARIANTES

Les variantes sont autorisées en complément de la remise d’une offre conforme au cahier des charges. La proposition d’une offre variante fera l’objet d’un dossier spécifique.

3.8 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES EVENTUELLES (OPTIONS)

Sur proposition des candidats.

3.9  DELAI DE VALIDITE DES OFFRES

Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

3.10 FORMES DE GROUPEMENTS

Le marché sera attribué :

  • soit à un prestataire unique,
  • soit à un groupement d’opérateurs économiques, sous la forme de groupement solidaire ou conjoint qui aura été constitué dès la phase de candidature.

Néanmoins, en cas d’attribution à un groupement conjoint, le mandataire du groupement sera solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles.

La même entreprise peut faire partie de plusieurs groupements concurrents à condition de ne pas être plus d’une fois mandataire.

3.11 MODIFICATIONS DE DETAILS APPORTEES AU DOSSIER DE CONSULTATION

Nord France Invest se réserve le droit d’apporter, au plus tard 6 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base d’un dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet.

3.12 ECHANGES PENDANT LA CONSULTATION

Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront adresser leur demande, par la plateforme de dématérialisation uniquement, afin que l’ensemble des candidats puissent être tenus informés des réponses : https://www.proxilegales.fr

Afin de respecter le principe d’égalité de traitement des candidats, toute question, dont la réponse peut intéresser tous les candidats, sera transmise, avec sa réponse, à tous les candidats

L’ensemble des échanges éventuels effectués pendant la consultation (complément de candidature, demande de précision d’offre, négociation, courriers de rejet...) se feront principalement par mail.

ATTENTION : A cet effet, il convient de bien renseigner l’adresse mail de la personne référente au sein de l’entreprise qui peut être contactée par Nord France Invest.

Il convient également de bien vérifier que les mails que Nord France Invest va vous envoyer, ne seront pas réceptionnés dans vos « spams » ou dans vos « courriers indésirables ».

Un exemplaire du dossier de consultation est téléchargeable sur la plateforme par chaque candidat à l’adresse suivante : www.nordfranceinvest.fr ou sur la plateforme : https://www.proxilegales.fr

Il ne sera adressé aucun DCE en format papier par courrier.

ARTICLE 4. CONDITIONS D’EXECUTION

4.1 DUREE DU MARCHE

Le marché est conclu à compter de sa notification pour une durée totale de 1 an, renouvelable 2 fois.

Si le montant total des prestations commandées sur la durée totale du marché devait dépasser la somme de 90 000 € HT, il serait mis fin sans délai à la collaboration entre l’adjudicateur et le prestataire. Une nouvelle mise en concurrence serait engagée à laquelle le prestataire pourrait se porter candidat.

4.2 LIVRAISONS

Le prestataire devra assurer la mise en place du logiciel dans les délais et formes convenus sur la commande correspondante. Le bon de commande indiquera :

  • la référence au marché
  • la désignation de la prestation
  • le mode et la date de livraison

4.3 CONFIDENTIALITE

Le titulaire s’engage à ne divulguer aucune information confidentielle concernant les activités de Nord France Invest ou de ses partenaires, dont il aurait eu connaissance pendant l’exécution des prestations. Cette clause s’applique pendant toute la durée du contrat et perdure après la fin de celui-ci quel qu’en soit le motif, et s’étend aux sous-traitants du titulaire. Ne sont pas considérées comme confidentielles, les informations faisant l’objet d’une publication au public.

ARTICLE 5. ANALYSE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES

5.1 EXAMEN DES CANDIDATURES

Nord France Invest éliminera les candidats qui n’ont pas qualité pour présenter une offre ou dont les capacités et/ou garanties sont jugées insuffisantes.

Avant de procéder à l'examen des candidatures, le Pouvoir adjudicateur qui constate que des pièces dont la production était réclamée sont absentes ou incomplètes peut demander à tous les candidats concernés de compléter leur dossier de candidature dans un délai identique pour tous et qui ne saurait être supérieur à dix jours. Il peut demander aux candidats n'ayant pas justifié de la capacité juridique leur permettant de déposer leur candidature de régulariser leur dossier dans les mêmes conditions. Il en informe les autres candidats qui ont la possibilité de compléter leur candidature dans le même délai.

Le Pouvoir adjudicateur procédera à la sélection du prestataire sur la base des propositions techniques et financières mentionnées dans présent cahier des clauses. Les candidatures qui ne satisfont pas à ces niveaux de capacité sont éliminées.

L'appréciation des capacités professionnelles, techniques et financières d'un groupement est globale. Il n'est pas exigé que chaque membre du groupement ait la totalité des compétences techniques requises pour l'exécution du marché.

5.2 CHOIX ET CLASSEMENT DES OFFRES

Critères de choix

Pour les candidats dont l’offre peut être examinée, le jugement sera effectué dans les conditions réunissant l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base d’une pluralité de critères non discriminatoires et liés à l'objet du marché, notamment la qualité, le prix, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les performances en matière de protection de l'environnement, les performances en matière de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, les performances en matière d'insertion professionnelle des publics en difficulté, le coût global d'utilisation, les coûts tout au long du cycle de vie, la rentabilité, le caractère innovant, le service après-vente et l'assistance technique, la date de livraison, le délai de livraison ou d'exécution, la sécurité d'approvisionnement, l'interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles.

LOT 1 : LOGICIEL RELATION PRESSE

1. VALEUR TECHNIQUE : 65% - jugée en fonction de :

> compréhension des attentes de Nord France Invest pour cette mission
> description de la méthodologie envisagée et des outils mobilisés
> outils complets et intuitifs

2. PRIX :   30%

3. DEMARCHE DEVELOPPEMENT DURABLE ET SOCIALE : 5%

> Equipe sélectionnée
> insertion professionnelle des publics en difficulté, limitation de l’impact environnemental, politique de déplacement…
>
régulation de la consommation d’énergie

ARTICLE 6. MODALITES DE NEGOCIATION

Le Pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier (avec les 3 meilleurs candidats), après une première analyse des offres.

La négociation pourra prendre la forme, soit d’un entretien oral (par téléphone ou chez le Pouvoir adjudicateur); soit d’un échange écrit (mail, fax, courrier),

Si le candidat refuse de participer à cette négociation ou ne répond pas à la demande du Pouvoir adjudicateur, son offre initiale sera prise en considération pour l’analyse des offres.

Le candidat comptabilisant le plus grand nombre de points (pourcentage) sera déclaré attributaire du marché/ lot concerné.

Le Pouvoir adjudicateur pourra, à tout moment, ne pas donner suite à la procédure pour motif d’intérêt général.

ARTICLE 7. MODALITES DE FACTURE ET DE PAIEMENT

7.1 CONTENU DES PRIX

Les prix du marché sont établis hors TVA et comprennent toutes les dépenses, charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, les différents frais inhérents à ces prestations. Les prix s’entendent frais de livraison / déplacement inclus. Aucun surcoût de quel qu’ordre que ce soit ne sera accepté par le Pouvoir adjudicateur. Le taux de TVA est celui en vigueur à la date du fait générateur de ce dernier.

7.2 VARIATION DANS LES PRIX

Les prix du présent marché sont établis sur la base des conditions économiques en vigueur au mois de remise des offres et ne pourront aucunement être ajustés à la hausse.

7.3 FACTURATION

Le paiement interviendra 30 jours au plus tard après la réception et validation de la facture complète et conforme aux prestations exécutées.

  • Chaque facture comprendra les mentions suivantes :
  • La désignation du titulaire (N° Siret, n° TVA intracommunautaire, …)
  • La référence du marché : AO2017/003– LOT 1
  • Le(s) numéro(s) de bon(s) de commande,
  • Le service et/ou le site de livraison,
  • Le montant HT et TTC de la prestation exécutée, selon taux en vigueur.

A défaut de trouver ces renseignements sur les factures, ces dernières seront retournées pour rectification et le règlement ne pourra être effectué.

Le titulaire transmettra la/les facture(s) à/aux adresse(s) indiquée(s) sur le bon de commande.

ARTICLE 8. ASSURANCE

Le titulaire doit contracter les assurances permettant de garantir sa responsabilité à l'égard du Pouvoir adjudicateur et des tiers, victimes d'accidents ou de dommages causés par l'exécution des prestations. Il doit justifier, dans un délai de quinze jours à compter de la notification du marché et avant tout début d'exécution de celui-ci, qu'il est titulaire de ces contrats d'assurances, au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie. A tout moment durant l'exécution du marché le titulaire doit être en mesure de produire cette attestation, sur demande du Pouvoir adjudicateur et dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande.

ARTICLE 9. SOUS TRAITANCE

Le titulaire du marché peut sous-traiter l'exécution de certaines parties de son marché, sous réserve de l'acceptation du ou des sous-traitants par le Pouvoir adjudicateur et de l'agrément par lui des conditions de paiement de chaque sous-traitant.

ARTICLE 10. REDRESSEMENT JUDICIAIRE ET LIQUIDATION JUDICIAIRE

En cas de redressement ou de liquidation judiciaire, le titulaire notifiera sans délai au Pouvoir adjudicateur le jugement instituant cette procédure ; il en va de même de tout jugement ou de toute décision susceptible d’avoir un effet sur l’exécution du marché. En cas de redressement judiciaire, le Pouvoir adjudicateur adressera à l’administrateur une mise en demeure lui demandant s’il entend exiger l’exécution du marché, dans des conditions permettant un bon déroulement de la prestation.

En cas de liquidation judiciaire, le Pouvoir adjudicateur prononcera la résiliation du marché sauf si le jugement autorise expressément le maintien de l’activité de l’entreprise.

ARTICLE 11. Prévention des conflits d’intérêts – ingérence

11.1 Les articles 432-12 et 432-17 du Code pénal relatifs à la prise illégale d’intérêt disposent que le fait, par une personne dépositaire de l’autorité publique ou chargée d’une mission de service public ou par une personne investie d’un mandat électif public, de prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt quelconque dans une entreprise ou dans une opération dont elle a, au moment de l’acte, en tout ou partie, la charge d’assurer la surveillance, l’administration, la liquidation ou le paiement, est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 75 000 € d’amende.

11.2 Tout salarié ou membre de l’association Nord France Invest qui participerait au choix d’attribution d’un ou plusieurs lot(s) du présent marché a l’obligation :

- de déclarer l’ensemble des intérêts qu’il détient à titre personnel, directement ou indirectement dans toute forme d’activité économique et sociale, telle que société civile ou commerciale, GIE, activité artisanale ou commerciale, mission de service public, investissement d’un mandat électif public.

- de déclarer également les intérêts détenus directement ou indirectement par son conjoint non séparé de corps et ses enfants mineurs non émancipés.

Cette déclaration est remplie sous l’unique et entière responsabilité de son auteur. Nord France Invest n’exerce, à cet égard, aucun contrôle portant sur la sincérité des informations qui y figurent.

11.3 Il appartient, en cas de doute ou d’ingérence possible, au candidat de saisir la Commission de Prévention des Conflits d’intérêt de Nord France Invest, par lettre recommandée avec avis de réception avant toute réponse à un marché ou un contrat de toute nature avant de soumissionner. À défaut, le Pouvoir adjudicateur a la faculté de saisir la Commission aux fins de lui soumettre la candidature

ARTICLE 12. CHOIX DU CANDIDAT

La Commission de Nord France Invest s’engage à faire part de sa décision finale à tous les candidats dans un délai de 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres par voie électronique.

Le choix sera porté à la connaissance de tous par publication sur le site www.nordfranceinvest.fr, sous-catégorie Annonces.

ARTICLE 13. CONTROLE DE LA PRESTATION

A tout moment, le Pouvoir adjudicateur peut effectuer des contrôles et vérifier la qualification, la validité, la recevabilité des contacts contenus dans la ou les bases.

Le Pouvoir adjudicateur pourra appliquer les pénalités prévues à l’article 14 du présent Cahier des Clauses.

ARTICLE 14. PENALITES

Nord France Invest se réserve la possibilité, sans mise en demeure préalable, d’appliquer les pénalités suivantes :

  • en cas d’insatisfaction quant à la qualité de la base (Cf article 13) : 10% sur le montant de la prestation.
  • en cas d’impossibilité de connexion à la base inhérente au prestataire (de gravité suffisante) ayant engendré une perturbation dans l’organisation du service : 20% sur le montant de la prestation.

ARTICLE 15. RESILIATION

Après mise en demeure par lettre recommandée restée infructueuse pendant un délai de 15 jours, le marché pourra être résilié aux torts du titulaire, sans préjudice des dommages et intérêts pouvant être demandés au titulaire, si les prestations se révélaient insatisfaisantes ou non-conformes aux stipulations du marché (niveau de service, qualité des fournitures/services, retards répétitifs dans les livraisons…).

Le Pouvoir adjudicateur peut également résilier le marché, s’il y a lieu, pour un motif d’intérêt général. Le titulaire ne pourra alors se prévaloir d’aucune indemnité.

ARTICLE 16. ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Si des difficultés surviennent à l’occasion de l’interprétation ou de l’exécution du présent marché, le Pouvoir adjudicateur et le titulaire auront recours à une médiation préalablement à toute action judiciaire. En cas d’échec, le tribunal de droit commun est seul compétent. La juridiction compétente est le Tribunal de Commerce de Lille.