5 conseils pour rédiger un cahier des charges d’implantation solide

Le cahier des charges d’implantation est l’élément décisif de votre projet de développement international.

Bien rédigé, il vous permet de formaliser vos besoins de manière exhaustive et de dresser le portrait-type de votre site idéal. Il facilite vos relations avec les partenaires locaux. Chacun pourra s’appuyer sur le CDC pour vous présenter des options pertinentes et écarter rapidement les fausses pistes. Par conséquent, un cahier des charges solide est synonyme de gain de temps et d’efficacité.

A l’inverse, si vous ne prenez pas la peine de rédiger un cahier des charges détaillé, votre projet risque de s’enliser. Et, au final, il pourrait se solder par un mauvais choix de site, avec des conséquences économiques désastreuses.

Dans cet article, découvrez 5 conseils issus de notre expérience d’accompagnement et conseil de projets d’implantation d’entreprise pour rédiger un cahier des charges pertinent et actionnable.

Sommaire :

Conseil #1 : Détaillez vos besoins en allant du général au particulier
Conseil #2 : Privilégiez une forme synthétique pour votre cahier des charges
Conseil #3 : Utilisez notre modèle de cahier des charges
Conseil #4 : Appuyez-vous sur la grille d’analyse qualitative pour rédiger le cahier des charges
Conseil #5 : Partagez votre cahier des charges à l’ensemble des partenaires impliqués

Conseil #1 : Détaillez vos besoins en allant du général au particulier

Le cahier des charges d’implantation (CDC) n’est pas un document interne.

C’est un document de travail que vous allez partager aux partenaires qui vous accompagnent dans votre recherche du site idéal pour l’implantation de votre entreprise. Aussi il est important qu’il soit clair et lisible.

L’information doit être accessible facilement et organisée logiquement.

Dans la rédaction de votre CDC, démarrez par les critères généraux puis allez vers les critères particuliers.

Vous pouvez par exemple adopter le rubriquage suivant :

• Environnement général
• Accessibilité
• Ressources humaines et emploi
• Stratégie immobilière
• Caractéristiques du site recherché

Introduction : rappel du contexte et des enjeux du projet

Le contexte et les enjeux du projet sont sans doute évidents pour vous. Mais ils ne sont pas forcément clairs pour vos partenaires locaux.

Quand vous rédigez votre cahier des charges, il est donc pertinent de rappeler le « pourquoi » de votre projet.

Dans cette partie, vous inclurez :

• Une présentation rapide de votre entreprise et de ses valeurs
• Un résumé de votre stratégie de développement international
• Vos objectifs concernant votre projet d’implantation d’entreprise

A la suite de cette partie introductive, vous pourrez détailler les besoins spécifiques liés au projet.

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Obtenir le cahier des charges

Les critères de localisation

L’environnement général

Dans cette rubrique, précisez vos besoins en matière de localisation.

Est-ce que vous recherchez :

• un environnement industriel spécifique
• un environnement peu urbanisé
• une grande métropole à proximité de votre site
• un écosystème spécifique

Ces critères généraux permettront déjà d’éliminer certaines zones et de commencer à resserrer les possibilités.

L’accessibilité

L’accessibilité du site répond en premier lieu à des enjeux logistiques :

• Quelles sont les infrastructures (autoroutières, ferroviaires, portuaires, aéroportuaires, …) dont vous avez besoin pour :
  • optimiser votre approvisionnement en matières premières et/ou en produits semi-finis
  • acheminer vos produits vers vos clients
• A quelle distance maximale de votre futur site ces infrastructures devraient-elles se situer ?

Au niveau de votre marque employeur, l’accessibilité du site pour les futurs collaborateurs est aussi à prendre en compte.

De même que la possibilité pour les représentants du siège de se rendre facilement sur le nouveau site.

Les ressources humaines et l’emploi

La recherche d’un nouveau site, c’est aussi la quête d’un bassin d’emploi susceptible de répondre à vos besoins.

Dans cette partie, évaluez vos besoins en ressources humaines à court et moyen terme :

• Effectif global
• Répartition par catégories
• Compétences spécifiques
• Flexibilité de la main-d’œuvre

Ainsi, vos partenaires pourront vous aider à trouver un site dans une zone à fort potentiel en vue de vos futurs recrutements.

Votre stratégie immobilière

Jusqu’ici, votre cahier des charges sert surtout à réduire le champ des possibles à des zones précises. Maintenant, vous allez détailler vos besoins particuliers pour affiner votre choix.

Votre stratégie immobilière vous rapproche encore un peu plus du site idéal.

• Recherchez-vous un terrain pour faire construire, un bâtiment existant ou les deux ?
• Souhaitez-vous acheter ou louer ?
• A quelle date voulez-vous que votre site soit opérationnel ?

A ce stade, le choix de sites potentiels est déjà bien réduit.

Les caractéristiques du site recherché

Cette dernière rubrique consiste à détailler les caractéristiques attendues de votre futur site :

• Superficies et spécificités fonctionnelles du terrain
• Caractéristiques générales du bâtiment (surface, dimensions…)
• Répartition des surfaces selon la nature de vos activités
• Spécificités pour un usage industriel
• Capacités de stationnement et de livraison
• Utilités (eau, gaz, électricité, …)

Conseil #2 : Privilégiez une forme synthétique pour votre cahier des charges

Le cahier des charges doit être précis et détaillé.

La définition de vos besoins a vocation à être aussi exhaustive que possible pour répondre à l’objectif de détection du site idéal.

Pour vos partenaires, c’est en quelque sorte le « mode d’emploi », étape par étape, de recherche de votre futur site.

Pour autant, vous n’allez pas présenter aux partenaires locaux une encyclopédie en 8 volumes. Sur la forme, le cahier des charges doit se présenter de manière synthétique :

• Structurez l’information avec un rubriquage clair
• Utilisez des bullet points pour chaque item
• Allez à l’essentiel et évitez les longs développements
• Donnez des chiffres pour les distances, les surfaces et autres caractéristiques de grandeur (vos partenaires ne pourront pas vraiment vous aider si vous recherchez « un grand bâtiment à proximité d’une grande ville ». Soyez précis : Quelle surface ? A combien de kilomètres d’une métropole de quelle taille ?

Conseil #3 : Utilisez notre modèle de cahier des charges

Rédiger un cahier des charges d’implantation est une étape-clé de votre projet.

Pour vous aider à structurer votre démarche, étape par étape, et à ne pas oublier d’informations importantes, nous mettons à votre disposition un modèle de cahier des charges à télécharger.

Nous nous sommes appuyés sur plusieurs années d’expérience en accompagnement de projets de développement international, pour créer cet outil pratique.

Avec un seul objectif : vous faciliter la rédaction du cahier des charges.

Par expérience, un cahier des charges mal rédigé ou incomplet :

• Rallonge le délai de finalisation et augmente le coût du projet d’implantation
• Complique les relations avec les partenaires locaux
• Augmente la probabilité de faire un mauvais choix

Volontairement, ce modèle est très exhaustif. Nous ne voulions négliger aucun critère important.

Bien évidemment, il vous appartient de l’adapter à la nature de votre activité et à vos besoins pour en faire votre outil de prospection du site idéal.

Conseil #4 : Appuyez-vous sur la grille d’analyse qualitative pour rédiger le cahier des charges

La création du cahier des charges intervient à une étape avancée de votre projet d’implantation.

Vous commencez à le rédiger juste avant de prendre contact avec les partenaires locaux des zones géographiques préalablement sélectionnées. Ces derniers ont pour mission de vous aider à y trouver le site idéal.

En amont, vous avez donc déjà défriché le terrain en réalisant une étude de localisation.

Dans le cadre de cette analyse, vous avez pu identifier un certain nombre de critères financiers et qualitatifs. Et, sur cette base, vous avez réduit votre champ d’exploration à une shortlist de territoires.

Le CDC va préciser vos attentes sur ces différents critères, en particulier les critères qualitatifs pour pouvoir les communiquer à vos partenaires. Par conséquent, il reprend et précise des points déjà abordés dans votre analyse de localisation.

Si vous avez mené votre étude qualitative avec méthode, vous avez déjà entre les mains les prémices de votre cahier des charges.

Et si ce n’est pas le cas, découvrez notre outil exclusif et prêt à l’emploi pour analyser facilement le potentiel qualitatif des destinations que vous avez sélectionnées !

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Conseil #5 : Partagez votre cahier des charges à l’ensemble des partenaires impliqués

La recherche d’un site d’implantation n’est pas un exercice solitaire. Vous évoluez dans un pays étranger, avec des repères culturels différents.

Vous aurez donc besoin de relais locaux pour appréhender le contexte territorial et évaluer les destinations :

• Agences de promotion économique
• Consultants en immobilier
• Juristes, comptables

Pour vous accompagner dans votre recherche, il est indispensable que vos partenaires disposent d’un document formalisé pour orienter leurs recherches dans la bonne direction.

C’est la raison d’être du cahier des charges.

C’est aussi la raison pour laquelle vous devez être transparent sur vos intentions et sur vos besoins.
Si vous ne partagez pas toutes les informations utiles, vous risquez de dévier et de vous retrouver avec un site qui ne correspond finalement pas à vos attentes.

Il est de votre responsabilité de fournir une information aussi complète que possible à toutes les parties prenantes.
Cela implique non seulement une visibilité sur les critères qui comptent pour vous mais aussi un délai souhaité de réalisation du projet.

Ces éléments aideront les partenaires à planifier et organiser les recherches pour vous apporter la meilleure réponse.

Rédiger un cahier des charges d’implantation complet et actionnable est un facteur-clé de succès dans votre projet de développement international.

En effet, le CDC fait quasiment office de contrat entre votre entreprise et les partenaires qui vous accompagnement dans votre choix de site.

C’est à partir des spécifications contenues dans le document que les agences de promotion économiques et les autres relais locaux vont orienter leurs recherches.

Vous voulez vous assurer de rédiger votre cahier des charges d’implantation avec méthode ?

Découvrez notre modèle de CDC en téléchargement libre.

Vous avez besoin de conseils pour réaliser votre CDC ? Vous avez un projet d’implantation et souhaitez en discuter ? Contactez-nous !

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